オファーボックスの返信例文｜承認時・辞退時・来ない時の返信の仕方を解説

学生に人気のオファー型就活サービス「オファーボックス」。口コミ評価も高く、既に活用されている人も多いと思います。

しかし、オファーボックスのメッセージはチャット感覚で気軽だからこそ、マナーが崩れがち。「この返信方法は正しい？」と返信方法に悩みますよね。

そこで今回は、承認・辞退時における返信マナーを例文付きで解説していきます。返信マナーを身に付けて、印象良く企業とコミュニケーションを行いましょう！

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オファーボックスのメッセージはどこまで返信するべきか？

オファーボックスから届くメッセージは、原則すべて返信しましょう。

採用担当者は貴方に確認したいことがあってメッセージを送ってきます。メッセージに対して返信がないと「用件がちゃんと伝わっていないかも」と不安に感じてしまいます。

さらに、採用活動を進める中で1人でも連絡が取れないと、スムーズに仕事が進められない状況になってしまうことも。こうしたことからもコミュニケーションマナーとして相手の気持ち・状況を気遣うメッセージのやり取りが重要です。

• オファーに対する返信
• イベント（インターン、OB・OG訪問、会社説明会等）に関する返信
• 選考に関する連絡
• 自分からのメッセージに対する返信

それぞれ解説します。

オファーに対する返信

企業から届いたオファーに対して、「承認」「辞退」のアクションが必要です。

数多くの学生の中から選ばれて送られている貴重なオファーです。しっかり熟考してオファーに対する承認・辞退の結論を出しましょう。

イベント（インターン、OB・OG訪問、会社説明会等）に関する返信

イベントに関して、参加日の調整から当日の持ち物等、様々な確認・伝達事項が届きます。

内容を把握できていることを企業側に伝えるためにも、「確認しました」という趣旨の返信をしましょう。

選考に関する連絡

選考において、日程調整や選考通過連絡、内定通知に至るまで様々なやり取りが発生します。

イベントに関する連絡と同様に「確認しました」という意味で返信が必要です。選考に関するメッセージは貴方の志望度に直結します。

「この学生は志望度が高い」と印象付けられるよう、スピード感ある返信や丁寧な内容での返信を心掛けましょう。

自分からのメッセージに対する返信

企業とやり取りをする中で、質問や日程調整の依頼をすることもあります。

採用担当者は同時期に多くの学生とやり取りや調整を行っていますので、多忙の中対応してくれたことに感謝の気持ちを伝えましょう。

オファーボックスのメッセージは原則すべてに返信することがわかりました。しかし、メッセージを返信する際にはマナーがあります。返信したメッセージにマナーが欠けていたことで、貴方の印象が悪くなるのはもったいないですよね。

そこで、次にオファーボックスの返信マナーとして気を付けておきたいポイントをご紹介していきます。

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オファーボックスの返信マナー

ここではオファーボックスで返信をする上で気を付けるべきマナーを3つ紹介していきます。

• 24時間以内に返信する
• 夜中の返信は避ける
• 途中辞退する場合もメッセージを送る

返信時のマナーを理解・実践して採用担当者に好印象を与えましょう。

24時間以内に返信をする

オファーボックスからのメッセージは、24時間以内に返信しましょう。なぜなら、返信スピードを通して企業に対する興味・関心度の高さを表せるからです。

採用担当者は貴方に興味を持ってオファーを送っています。そのため、返信が速い方が「この学生も当社に興味を持ってくれている！」という印象を持ちます。

オファーをもらって少しでも興味を持った企業には24時間以内に返信しましょう。

夜中の返信は避ける

企業への返信はスピード感が重要ですが、夜中（20時以降）の返信は避けましょう。メッセージを返信する際は、 営業時間内に送るのがベストです。

なぜなら、営業時間内であれば採用担当者もすぐにメッセージを返信できるので、内容確認がスムーズに進むからです。テンポ良くやり取りができるのは学生にとっても企業にとってもメリットが大きいですよね。

途中辞退する場合もメッセージを送る

企業イベントへの参加や選考を途中辞退する場合も、メッセージを送りましょう。

実施に向けて採用担当者は数日前から準備をしています。相手の時間を無駄にする行為なので、イベントや選考当日のドタキャンは避けましょう。

「辞退」というマイナスな内容のメッセージは送りにくいですが、謝罪と辞退の理由を添えれば納得してくれる企業がほとんどです。フェードアウトをせずに、誠意ある対応をするのがマナーです。

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オファーボックスの返信例文

オファーボックスの基本的な返信マナーを踏まえた上で、具体的な返信例文をご紹介していきます。

今回はオファーボックスでよくある3つのシチュエーション別に返信例文をご紹介します。

1. オファー承認後の返信
2. 選考に進む場合の返信
3. 承認後に辞退する場合の返信

それぞれのシチュエーションで押さえておきたいポイントは3つ。マナーある返信はもちろん、返信メッセージを通じて貴方の企業に対する関心の高さもアピールしていきましょう！

①オファー承諾後の返信例文

返信のポイント！
その企業に興味を持ったことが伝わる内容にする

①お礼：まず冒頭でオファーに対するお礼を述べましょう。

②オファー承認理由：企業理念や事業方針等、オファーをくれた企業のどこかに興味を持ったと思います。オファーした学生に興味を持ってもらえることは企業にとって嬉しいことですので、承認理由は伝えるようにしましょう。

③企業について知りたいこと：「事前に会社ホームページを調べている」という印象を企業側に与えることができます。企業への関心の高さはもちろん、就職活動に対する意識の高さもアピールすることができます。

②選考に進む場合の返信例文

返信のポイント！
企業への志望度が高まっていることをアピールする

①お礼：まずは選考へエントリーできたことへのお礼を述べましょう。

②企業に感じた魅力：企業研究を進める中で、企業理念や社風等、志望度形成に繋がるポイントがあると思います。
企業に感じた魅力を具体的に伝えることで、選考前から高い志望度を持っていることを伝えることができます。

③選考への意気込み：選考への意気込みを伝えることで、選考に対する真剣さが伝わります。

③オファー承認後に辞退する場合の返信例文

返信のポイント！
誠意を示そう

①謝罪：まず辞退への謝罪を述べましょう。

②辞退理由：簡単で構いませんので、辞退理由を伝えましょう。理由を添えることで、企業側も納得して辞退を受け入れることができます。

③お礼：企業のこれまでの対応に対してお礼を述べるのがマナーです。

オファーボックスの返信例文まとめ

オファーボックスでよくある3つのシチュエーション別に返信例文をご紹介してきました。各例文を見たことで、企業への返信についてより具体的なイメージを持てたと思います。

一方で、こちらからメッセージを送っても企業から返信が来ないという自体が起こることも。そこで、次に企業から返信が来ない場合の対処法をご紹介していきます。

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オファーボックスで返信が来ない場合の対処法

「インターンに関する質問をしたけど返信が来ない！」
「エントリーシートの到着確認を依頼したけど返信が来ない！」

自分からアクションを起こしたメッセージに企業からの返信が来ないと、内容を把握してもらえているか不安になってしまいますよね。企業から返信がない場合は、確認の意味を込めて返信依頼のメッセージを送りましょう。

企業から返信が来ない理由

企業側のオファーボックス画面では、メッセージを一度開くと返信の有無に関わらず未読アイコンが消えてしまいます。

メッセージは読んだものの、対応中・未対応のフラグが立てられないため返信をし忘れてしまうことも。

返信が来ないのは、採用担当者の単純な見落としの可能性もありますので、自分からメッセージを送って確認をするようにしましょう。

確認メッセージを送るタイミング

土日祝日を除いて3日以上返信がなければ、確認依頼のメッセージを送付してみましょう。

ビジネスシーンでは、通常1～2日以内にメッセージのやり取りが行われます。3日以上経過した場合は何かしらの理由がありますので、確認しておくことがベターです。

また、確認依頼のメッセージを送る際も、営業時間内の送付を意識しましょう。

確認依頼を送る際のポイント3つ

1. いつ、どの件に関する連絡なのかを明記する
2. 返信がないことでどういう状況なのかを伝える
3. 企業からの返信が届いたらお礼の返信をする

まず、該当用件を端的に明記することが重要です。

内容を明確にすることによって採用担当者にスムーズに確認してもらうことができます。そして「返信がないことでどういう状況なのかを伝える」ことも大切です。

例えば、返信がないことで「提出資料の準備ができない」「面接日程を調整することができない」等、貴方が次の行動に移せないことを伝えましょう。メッセージの返信を受けていないことに対する確認依頼なので、失礼にはあたりません。

最後は「企業からの返信が届いたらお礼の返信をする」ことです。様々な業務が重なる中、返信してくれたことに対して一言お礼を添えるのがマナーです。

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オファーボックスの返信に関するよくある質問

最後に、オファーボックスの返信に関するよくある質問を2つご紹介します。

• 返信メッセージの削除はできますか？
• オファー承認を取り消すことはできますか？

それぞれ解説します。

返信メッセージの削除はできますか？

返信メッセージの削除は可能です。

ただし、メッセージ画面上では相手の未読・既読の確認ができないので要注意。メッセージ削除前に企業側に返信メッセージを読まれている可能性があります。

既読後に返信メッセージを削除する行為は印象が悪いです。返信メッセージを送る前に、誤字脱字がないか、文章の構成がおかしくないかチェックする癖をつけておきましょう。

オファー承認を取り消すことはできますか？

オファー承認後でも、承認の取り消しは可能です。

自己分析や就職活動を進めていく中で方向性に変化が出た場合や、これ以上選考を望まない場合は「オファー承認の取り消し」で辞退することができます。

オファー承認を取り消す場合は、先程紹介した返信例文を参考に辞退の理由やこれまでの御礼を添えてメッセージを送りましょう。

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オファーボックスの返信まとめ

最後に、オファーボックスにおける返信マナーをまとめます。

• オファーボックスのメッセージは原則すべて返信する。
• 返信のスピード感や時間帯を意識してマナーある返信をする。
• 辞退する時は、理由と謝辞を踏まえた誠実な返信をする。

採用担当者はメッセージのやり取りを通じて貴方の人間性を見ています。なぜなら、メッセージのやり取りはマナーや内容を通じて人となりが顕著に表れるツールだからです。

ですが、不安に思う必要はありません！

今回ご紹介した基本的な返信マナーを理解できれば、貴方の印象を損なうことなく企業とコミュニケーションが取れます。

オファーボックスは、合同企業説明会では得られない1対1の貴重なマッチングの場。採用担当者は、数多くの学生の中から貴方のプロフィールに興味を持ってオファーを送っています。

企業からオファーがくるのは「会ってみたい！」と思わせるほどの魅力が貴方にあるからこそ。1つ１つのオファーに誠実に向き合い、就職活動の可能性を広げていきましょう！

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