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【例文付き】長期インターン応募時のメール連絡の仕方|覚えておきたい基本マナーを解説!

長期インターン 応募後 メッセージ マナー

長期インターンに応募してみたけれど、採用担当者とのメッセージのやり取りに不安がある…メールの送り方がわからない…、そんな方も多いですよね。

応募時の連絡からメッセージの返信、面接の日程調整やお礼連絡など、長期インターンの連絡マナーを、選考の一部に設定している企業も少なくありません。

この記事では、長期インターンサイトRenew(リニュー)のメッセージ連絡画面を参考に、長期インターン応募後のメール連絡の仕方について解説していきます

この記事を参考に、応募時の連絡マナーについて覚えていきましょう!

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長期インターン応募時のメール連絡から採用担当者は見ている

正しい言葉遣いで相手に対してストレスを与えないメールを送ることは、ビジネスの場面において最も初歩的なビジネススキルであると同時にマナーでもあります。そのため、いくら学生と言えども、最低限のメールに関する知識はつけておくべきです

また、正しいメール対応をできるだけでも「礼儀正しい」「しっかりしている」といったように好印象にも繋がります。一方で、適切ではないメールを送ってしまうとマイナスの印象に繋がってしまう可能性もあります。

おおげさかもしれませんが、応募した後の連絡対応から企業はあなたの評価をしており、メール対応が悪いだけで書類選考に落ちてしまうなんて可能性もゼロではありません。

応募時の連絡から、長期インターンの選考が始まっていることを心得ておきましょう。

長期インターン応募時のメール連絡の流れ

まず最初に、応募から面接までの企業とのメールのやり取りの全体像を理解しましょう。

多くの場合、応募から面接が終わるまで上記のような流れで連絡をとることになります。

STEP①:簡単に挨拶をしよう

応募時メール例文

株式会社〇〇

〇〇様

 

お世話になります。
〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇と申します。

 

この度は、貴社で募集されている長期インターンシップに興味を持ち、応募させていただきました。貴社のホームページを拝見し、◯〇に強い関心を持ちました。そこで、学生のうちから貴社で多くのことを学びたく、今回のインターンシップ応募に至りました。

 

ぜひご検討いただけますと幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

はじめに応募をしたら挨拶の連絡をしましょう

簡単な自己紹介と熱意・意欲のアピールのために、その会社のインターンシップに参加をしたい理由(志望動機)を添えることをおすすめします。

最初の連絡ということもあり、あなたの第一印象にも関わるため、丁寧に連絡をしましょう。

STEP②:面談・面接の日程調整をしよう

応募時メール例文

◯◯株式会社
◯◯様

 

お世話になっております。

〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇です。

 

この度は、面接の機会をいただけるとのこと、誠に嬉しく思います。

早速ではございますが、下記にて面接の候補日程をお送りします。

 

【候補日程】
・〇月△日(〇)10:00~12:00/15:00~18:00
・〇月△日(〇)13:00~15:00
・〇月△日(〇)10:00~11:00/13:00~15:00
・〇月△日(〇)10:00~18:00

 

※上記日程でご都合の合わない場合は、改めて候補日程をお送りしますのでお知らせください。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願いします。

応募後、書類選考を経て面接・面談に進むことが決まったら面接の日程調整を行います。

企業から候補日程を貰えることもありますが、意識的に学生側から日程の候補を送るようにしましょう。なぜなら学生側が時間をいただくという立場のためです。

候補日程を送る際は、企業の営業時間内の時間を提示することと複数日程(最低でも3日程)を提示するようにしましょう。

STEP③:面談・面接後のお礼連絡を忘れずに

応募時メール例文

◯◯株式会社
◯◯様

 

お世話になっております。

〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇です。

 

本日は面接のお時間をいただきありがとうございました。

面接を通して、貴社の活動や雰囲気に魅力を感じ、改めて貴社でインターンシップをしてみたいと感じました。

 

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

続いて、面談や面接が終わったらお礼の連絡を行いましょう

面接後のお礼連絡は必ず送らないといけないというわけではありません。しかし、自分のためにスケジュールを調整し、面接の時間を設けてくれたことに対して、感謝するのは人として当たり前のことでもあるため、基本的には連絡することをおすすめします。

特に社会経験がない学生の場合は、お礼連絡をするだけでも、「礼儀正しいひとである」と好印象に繋がります。

内容としては、時間を設けてくれた感謝の意とともに、面接を通じてどのようなことに興味を持ったかなど入社をしたいという意思を伝えることによって熱意をアピールすることもできます。

また、できる限りお礼の連絡は面接当日に送ると良いでしょう。

番外編①:面談・面接日程を変更してもらう場合

応募時メール例文

◯◯株式会社
◯◯様

 

お世話になっております。

〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇です。

 

〇月〇日〇時よりお約束いただいた面接につきまして、急遽大学のゼミの発表と被ってしまったため、貴社にお伺いすることが難しくなりました。大変申し訳ございません。

 

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、以下の日程で面接を再調整いただくことは可能でしょうか?

 

【候補日程】
・〇月△日(〇)10:00~12:00/15:00~18:00
・〇月△日(〇)13:00~15:00
・〇月△日(〇)10:00~11:00/13:00~15:00

 

こちらの都合で大変申し訳ございませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

続いては、面談・面接日程を変更してもらうケースです。

面接日程の確定後に急遽どうしても外せない予定が入ってしまうこともあるかと思います。

まずは、面接に行けなくなったことが分かった時点ですぐに連絡をしましょう。企業側もあなたに会うために準備をしてくれていますから、連絡は早ければ早い程良いです。

また、当日など前日など直前の場合は、メールではなく必ず電話で連絡をしましょう。

番外編②:面談・面接の辞退を行う場合

応募時メール例文

◯◯株式会社
◯◯様

 

お世話になっております。

〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇です。

 

〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退したく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、面接の日時をご調整いただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。


本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

何卒、よろしくお願いいたします。

最後は、面談や面接を辞退する場合です。

面談・面接の日程確定後に「応募前と企業研究を進める中でイメージと違った」「選考中の他企業で先に内定を獲得した」などの理由で選考を辞退・キャンセルしたいこともゼロではないと思います。

なかには連絡をしないでそのまま無断キャンセルをするひとが見受けられますが、最低限のマナーとして必ず連絡をしてください

企業側は面接担当者のスケジュール調整や面接の準備など様々な時間をかけてあなたと会うために準備をしてくれています。言いづらいと思う人もいるかと思いますが、辞退理由は詳細に伝える必要は無いため、「一身上の都合により辞退したい」といったように連絡だけは必ず入れましょう。

採用担当者は、面談や面接でお話しできることを楽しみにしているので、辞退の際も丁寧に連絡をしておきましょう

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長期インターン応募時のメール連絡の基本マナー

ここからは、実際に長期インターン応募時のメール連絡の基本マナーやすぐに使える例文をご紹介します。

それぞれ解説していきます。

①本文の始めに宛名を書こう

まず、メールの冒頭には宛先を記載しましょう

宛先とは、「会社名」と「担当者の部署名(事前に分かっていれば)」「担当者の名前」が該当します。宛名について、担当者名が分からない場合は、「インターンシップ採用ご担当者様」と記載すると良いでしょう。

また、応募の連絡だけでも問題は無いですが、応募に至った理由や志望動機を添えることで熱意や志望動機を伝えることができるため、一言でもよいので記載することをおすすめします。

ちなみに、相手の会社を表す敬語表現に「貴社(きしゃ)」と「御社(おんしゃ)」という言葉があります。どちらも同じ意味を持つ敬語表現ですが、シーンによって適切、不適切な場合があります。

「貴社」は、書き言葉の場合に使用、「御社」は話し言葉の場合に使用するのが正しい表現です。メールは書き言葉に該当するため「貴社」と記載するのが適切です

会社説明会や面接では「御社」と表現することが適切であるため、間違えないように覚えておきましょう。

参考例文

株式会社〇〇

〇〇様

 

お世話になります。
〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇と申します。

 

この度は、貴社で募集されている長期インターンシップに興味を持ち、応募させていただきました。貴社のホームページを拝見し、◯〇に強い関心を持ちました。そこで、学生のうちから貴社で多くのことを学びたく、今回のインターンシップ応募に至りました。

 

ぜひご検討いただけますと幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

② 面談・面接の連絡を受けたら日程候補日を送ろう

次に、書類選考を通過したら企業から面談・面接の案内の連絡が来るため、日程調整を行います。

面談・面接日程の調整をするために、候補日程を企業に送りましょう。候補日程を送る際の注意点としては、時間帯を考慮することと候補日程はなるべく複数送ることです。

まず、時間帯について、企業の多くは平日の日中(9:00~19:00)が営業時間となります。そのため、なるべく企業の営業中の時間で候補を挙げて送りましょう。

ただし、土日も営業している企業もあれば、就業開始・終了時刻も企業によって異なるため、インターン情報の就業時間の欄から確認するのも良いでしょう。どうしても授業などで平日の日中が空けられない場合は、その旨を伝えて相談してみましょう。

次に、送る候補日程については、できる限り複数候補送りましょう。採用担当の方も忙しいスケジュールの中で調整することになるため、候補日程が一つだけの場合、調整が難しい可能性が高くなりますし、マナー的にも良くありません。

目安としては最低でも3日程以上送ることをおすすめします

企業から候補日程を貰える場合もあるため、その際はいただいた日程の中から都合の良い日にちを選んで返信しましょう。

参考例文

◯◯株式会社
◯◯様

 

お世話になっております。

〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇です。

 

この度は、面接の機会をいただけるとのこと、誠に嬉しく思います。

早速ではございますが、下記にて面接の候補日程をお送りします。

 

【候補日程】
・〇月△日(〇)10:00~12:00/15:00~18:00
・〇月△日(〇)13:00~15:00
・〇月△日(〇)10:00~11:00/13:00~15:00
・〇月△日(〇)10:00~18:00

 

※上記日程でご都合の合わない場合は、改めて候補日程をお送りしますのでお知らせください。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願いします。

③ 応募後の辞退やキャンセルも絶対に連絡しよう

続いては、面接日程の調整後に辞退やキャンセルしたい場合のメールです。

「他の企業にも応募しており、先に内定を貰った」「応募後にイメージと違いそうなことが分かったため、キャンセルしたい」など状況によって、応募後に選考をキャンセルや辞退したい場合もあるかと思います。

そういった場合は、必ず企業に連絡をしましょう企業はあなたに会うために面接担当者の日程調整や面接準備など非常に時間をかけてくれています。これは人としてのマナーとして、連絡をしないで当日にぶっちするといったことは絶対に辞めましょう。

辞退理由は、「他社に内定を貰った」「自分なりに企業理解を深めるうち、貴社のイメージが当初描いていたものと相違があることに気づいた」など素直に書いてももちろん問題無いですが、「一身上の都合により」と記載すれば特に問題はありません。

また、面接日の当日や前日など直前にキャンセルをしたい場合は、メールではなく電話で連絡をしましょう。急ぎの要件は、基本的にメールよりも電話の方が適切であると覚えておきましょう。

参考例文

〇〇株式会社
〇〇様

 

お世話になっております。

〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇です。

 

〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退したく、ご連絡差し上げました。

 

お忙しい中、面接の日時をご調整いただいたにも関らず、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

 

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

④ 面談や面接日程を変更したい際は早めに連絡しよう

続いて、面接・面談の日程を確定した後に、日程を変更したい場合のメールです。

急遽どうしても外せない予定が入ってしまうことは仕方ありません。また、しっかりとマナーを守れば、評価にマイナスの影響を与えることはありませんので、安心してください。

注意点としては、行けないことが分かったらすぐに連絡することと、当日や前日など直前の場合は電話で連絡をすることです。企業側も面接に向けて準備を進めているため、連絡は早ければ早いほど良いです

理由は、体調不良や大学の予定など色々考えられますが、素直に伝えると良いでしょう。

参考例文

◯◯株式会社
◯◯様

 

お世話になっております。

〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇です。

 

◯月◯日◯時よりお約束いただいた面接につきまして、急遽大学のゼミの発表と被ってしまったため、貴社にお伺いすることが難しくなりました。大変申し訳ございません。

 

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、以下の日程で面接を再調整していただくことは可能でしょうか。

 

・◯月◯日
・◯月◯日
・◯月◯日
・◯月◯日

 

こちらの都合で大変申し訳ございまんせんが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

⑤ 企業から連絡が遅いときは、リマインド連絡してもOK

最後は、企業からの連絡が無い場合のリマインドメールです。

応募をしたのに企業からなかなか連絡が来ないと不安になることもあるでしょう。企業によっては、応募後、書類選考通過したひとにのみ連絡を行うということもあります。一方で、選考フローにそのような記載がない場合、企業側が連絡を忘れてしまっている可能性もゼロではありません。

平均的には1週間以内で書類選考が終わる企業が多いため、応募後1週間以上に渡って企業から連絡が来ない場合は一度確認の連絡を入れてみましょう。

参考例文

◯◯株式会社
◯◯様

 

お世話になっております。
先日貴社の求人に応募しました〇〇〇〇大学 〇年生の〇〇と申します。

 

お忙しい中恐れ入りますが、その後の選考状況を伺いたくご連絡差し上げました。

 

お時間がある際にご返信いただけると幸いです。また、連絡の行き違いでしたらご容赦ください。

 

ご多忙の中恐れ入りますが、ご確認の程よろしくお願いします。

長期インターン応募時のメール連絡で気をつけたいこと

最後に、長期インターン応募時のメール連絡で、気をつけておきたいこと・知っておきたいことを紹介します。

それぞれ解説します。

① 真夜中の時間帯に連絡しないこと

まず1つ目は、真夜中の時間帯に連絡をしないことです。理由は単純に失礼にあたるためです。

緊急ではない連絡は、基本的に真夜中の連絡は避けましょう。どうしても緊急で連絡をしないといけない場合は「夜分にご連絡失礼します」とひとこと入れるようにしましょう。

また、真夜中に限らず、基本的には企業の営業時間中に連絡をすることをおすすめします。営業時間は企業によってことなりますが、平日の9:00~19:00の間が一般的です。

② 営業時間外(土日祝日)の連絡は返信が遅くなること

2つ目は営業時間外(土日祝日)の連絡は返信が遅くなる可能性があることです。

連絡をしたが、なかなか企業から返信が来ないと不安になることもあるかもしれません。企業によって対応は異なりますが、多くの場合は企業の営業時間中に連絡を送ることがほとんどです。そのため、土日や祝日など企業が休みのタイミングは返信が遅くなる可能性があります。

そのため、土日や祝日に連絡をした際は、連絡が来なくても一旦週明けまで連絡を待ちましょう。万が一1週間ほど経っても返信が来ない場合は、企業側の対応が漏れている可能性があるため、その際は催促の連絡をしてみましょう。

③ 誤字脱字をなくすこと

3つ目は誤字脱字を無くすことです。誤字脱字は、ビジネスメールで最もやってしまいがちなミスです。誤字脱字はマナーとして良くないため、必ず送信前に一度確認をしてから連絡をするようにしましょう。

万が一担当者の方の名前を間違えたなど、相手が深いに感じる誤字脱字をしてしまった場合は、すぐに謝罪の連絡をいれることをおすすめします。

④ 誠意を持って連絡をすること

最後は、誠意をもって連絡をすることです。

基本的に、誠意をもって対応をしていれば、誤字脱字などの単純なミスも無くなるでしょうし、しっかりと考えて返信を行うと思います。結果的にマイナスな印象を与えるような失礼な対応は無くなるはずです。

そのため、基本スタンスとして、お時間をいただいている側としての立ち振る舞いを行いましょう。企業の担当者は当然ながら目上の方でもあります。相手へ必ず敬意を払い、誠意をもって連絡を行いましょう。

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長期インターン応募時からメール連絡のマナーを覚えよう

今回は、長期インターンへの応募時から選考中の企業とのメールのやりとりに関する注意点や例文などをご紹介しました。

「インターンだから」「学生だから」メールのマナーが分かってなくても問題ないということはありません。正しい言葉遣いで相手に対してストレスを与えないメールを送ることは、最も初歩的なビジネススキル、かつマナーでもあります。

また、丁寧なメール対応ができるだけでも好印象にもなります。大げさかもしれませんが、メールの対応も選考の一部と捉え誠実な対応ができるようにしましょう。

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