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インターンのお礼メールは必要?書き方&マナーを例文付きで解説!

インターン お礼 メール

「インターンシップ参加後にお礼メールを送りたい」
「1dayや短期インターンでもお礼メールは必要?」

「お礼メールの評価される書き方やマナーを知りたい」

就職活動の準備として、企業や仕事について詳しく知れるインターンシップ。「業界を詳しく知れた、社内の雰囲気が分かった!」と学びがある一方で、参加後のお礼メールを送る必要はないのかな?…と不安になる人も多いですよね。

本記事では、インターンシップ参加後のお礼メールの必要性や評価される書き方やマナー注意点を紹介します

お礼メールの書き方を例文付きで解説していますので、この記事を参考に早速作ってみましょう。

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インターンのお礼メールは必要?

結論から言うと、インターンに参加した際はお礼メールが必要です

お礼メールを送らなかったと言って、印象が悪くなることはありませんが、人事担当者はインターンシップを開催するまでに多くの時間と労力をかけて準備をしており、当日も学生がひとつでも多くのことを学べるように進行を務めています。

また座談会やグループワークに参加した社員も、通常業務とは別でインターンシップに時間を割いてくれていたりと、人事担当者だけでなく、さまざまな立場の社員が協力しながら企業全体で取り組んでいます。

企業の取り組みに対し、感謝の気持ちを伝えておくのはマナーとして押さえておきたいポイントですし、お礼メールを通じて「相手に配慮ができる」という印象を持ってもらえる+αの効果もあります

お礼メールは、社会人になった時のマナー・振る舞いを相手にイメージさせることができる重要コンテンツにもなります。

お礼メールを送らない人よりも、送ったひとの方が採用担当者の記憶にも残りやすいです。少しでも悩んだらお礼メールの準備をしてみましょう。

インターンのお礼メールの書き方

インターンのお礼メールを書く際は、ビジネスマナーを意識して書くようにしましょうプライベートのメールとは異なり、企業へ送るメールにはいくつかのルールがあります。

ここからは、お礼メールで押さえておきたい書き方のコツを紹介していきます。

お礼メールの書き方①
わかりやすい件名を書く

人事担当者は、毎日数十件ものメールを処理しています

相手が効率良くメールをチェックできるよう、一目で何が書かれているか理解できる件名を意識しましょう。

例えば、「インターンシップ参加のお礼+大学名・氏名」という形がおすすめです。

なお、過去にやり取りがないアドレスからのメールは誰から送られてきたか受信ボックス上では分かりません。

ビジネスシーンでは、見慣れない不審なアドレスは読まれないことも多いので、件名に大学・氏名まで加えておく方がベターです。

お礼メールの書き方②
本文の始めに宛名を書く

LINEやSNSのダイレクトメッセージのように、宛名を書かずにいきなり本文から書き始めるのはマナー違反です

学生の立場であっても、ビジネスシーンにおけるやり取りであることを意識しておきましょう。

宛名は、「●●●●株式会社 人材開発部 採用チーム 〇〇様」のように、会社名+所属部署名+役職名+氏名の順番で記すようにしましょう。

また、株式会社を㈱と略しがちですが、これはマナーに欠ける表記です。正式名称である「株式会社」を用いて記載するようにしてください。

お礼メールの書き方③
インターンシップを通じて学んだことを書く

お礼メールを送る際は、「インターンからどのような学びを得たか」という感想も加えてみましょう。

インターンからの学びにも触れることで、貴方が主体的にインターンシップへ参加していたことをアピールすることができます。

座談会や実務指導で関わった社員からの印象的な言葉、企業説明を通じて共感できたビジョンや社風等、インターン中に「そうなんだ!」と強く心に残ったポイントから話を展開していくのがおすすめです。

自分の想いを自分の言葉で綴っていくことで、他の学生との差別化にも繋がります。

お礼メールの書き方④
簡単な署名をつけておく

署名とは、メールを送った人の名前や所属組織、連絡先等を記載し「どのような人物が送ったか」を伝える名刺の役割を担うものです

一般的にメールの最後に記載するもので、学生なら「大学名・学部・学科」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を記載しておけば十分です。

署名の情報は、インターン後に企業が就活イベントの開催や早期選考の案内を行う際に必要な情報となります。

メールの設定から自動挿入されるようにしておくと、署名の付け忘れを防止することができる上に時短に繋がるのでおすすめです。

インターンのお礼メールの例文

お礼メールを書く時のポイントが理解できたら、例文を参照しながら具体的なイメージを持ってみましょう

インターンでよく実施されるプログラム内容別に紹介していきますので、是非参考にしてみてくださいね。

会社説明会・座談会のお礼メール(例文)

説明会・座談会形式のインターンでは、各企業の理念や事業ビジョン、社員の雰囲気等を肌で感じることができます。

お礼メールには、企業の考え方や社風で貴方が共感した部分を盛り込みながらオリジナリティある文章を作成していきましょう

株式会社◯◯

●●●●様

 

お世話になっております。
本日、貴社インターンシップに参加させて頂いた◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

 

本日は、貴社のインターンシップに参加させて頂き、ありがとうございました。
改めて、お礼をお伝えしたくメールにてご挨拶させて頂きました。

 

今回のインターンシップを通じて、御社の人材に対する考え方をより深く理解することができました。

事業拡大に貪欲でありながらも、「社員=会社の原動力」という考えに基づき、能力育成にも積極的に取り組んでいる御社の姿勢が、私の大事にしている「会社とともに自己成長を達成する」という考え方と一致しており、とても共感が持てました。

 

座談会にご参加頂いた先輩社員の皆様方からも「自分の成長にやりがいを感じる」というお話を伺い、改めて貴社が私のキャリアビジョンにマッチする企業だと感じる機会でもありました。

 

貴社で新卒エントリーが開始した際は、是非挑戦させて頂きたく思っております。
その際は、何卒宜しくお願い致します。

 

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

 

—————————————-
氏名 名前(ふりがな)
■■大学■■学部■■学科■年
携帯電話:000-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX@XXXX.jp
—————————————-

グループワークのお礼メール(例文)

グループワーク形式のインターンは、テーマ課題に対してチームとしての答えをまとめていくため、議論のプロセスを通じて実務を具体的にイメージできるプログラムです。

お礼メールには、グループワークを進める中での自身の変化にも触れながらインターンを通じて成長できたことを伝えてみましょう

株式会社◯◯

●●●●様

 

お世話になっております。
◯月◯日から本日までの5日間、貴社のインターンシップに参加させて頂いた◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

 

この度は、貴社のインターンシップに参加させて頂き、ありがとうございました。
改めて、お礼をお伝えしたくメールにてご挨拶させて頂きました。

 

今回、貴社が現在抱えている事業課題に沿ったテーマを用いたワークであったため、貴社の事業についてより深く学ぶことができました。また、グループでの議論を通じて御社の強みである「チーム力」を具体的にイメージすることもできました。

 

チームで仕事を進めていくことが多いと事前の説明でお伺いしておりましたが、ワークを通じて想像以上に仲間とのコミュニケーションが求められることが多いことに驚きました。そして、チームで建設的なコミュニケーションを進めていくためには、自分の考えを正しく伝え、相手の意見を正しく理解すること、何よりも目的の共有が大切であることを実感できたのは、私にとって非常に大きな発見であり学びでもありました。

 

チーム一体となって課題解決を進めていくプロセスを経験し、以前にも増して貴社の社風に魅力を感じるようになりました。貴社で新卒エントリーが開始した際は、是非挑戦させて頂きたく思っておりますので、その際は何卒宜しくお願い致します。

 

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

 

—————————————-
氏名 名前(ふりがな)
■■大学■■学部■■学科■年
携帯電話:000-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX@XXXX.jp
—————————————-

インターンのお礼メールを送る時のマナー

インターンのお礼メールを送る際は、相手に失礼が無いよう様々なことに配慮する必要があります

メール1つでも配慮ある対応ができる人は、相手から好印象を持ってもらいやすいです。これから紹介する4つのマナーを是非活用してみてくださいね。

お礼メールは翌日までに送る

お礼メールは、遅くともインターンの翌日可能であればインターン終了当日の送付がベストです。

企業側からすると、「すぐにお礼のメールを送ってくれるということは、当社に関心を持ってくれているのかな?!」と好印象を抱きやすいです。

行動の速さ=相手への関心度の高さに繋がりますので、「参加して良かった!」という想いをしっかり伝えるためにも当日送付を心掛けましょう。

時間の都合で当日にお礼のメールを送れない場合は、翌日でも大丈夫です。翌日の午前中には送付するようにしましょう。

メールを送る時間に気を使う

お礼メールの送付は早ければ早いほど良いですが、メールを送る時間帯には気を付けましょう

ビジネスマナーの観点から、当日に送る場合はインターン終了後から終業時間にあたる18時頃迄に送付するのがベストです。

翌日に送付するのであれば、始業時間を意識して9時以降に送付するのが良いでしょう。生活習慣や相手への配慮が垣間見れるメールの送信時間は、企業から意外とチェックされています。

送付時間にも意識してメールを送るように心掛けましょう。

翌々日以降になる場合はお詫びを入れる

翌々日以降にお礼のメールを送る場合は、お詫びの一文を加えるのがおすすめです

「本来であれば、すぐにでもお礼を申し上げるべき所、遅くなってしまい申し訳ございません」のようなフレーズで、謝罪の気持ちを表現してみてください。

万が一、1週間以上経過してから送り忘れに気付いた場合は、あえてメールを送らないのも1つの選択です。

お詫びの文章を添えても「いまさら感」が拭えないので、あえて送付せずにそのままクローズしましょう。

誤字脱字に気をつける

正しい文章でメールを送ることは、ビジネスシーンにおいて基本のマナーです。

誤字脱字は文章の質が下がるだけでなく、貴方自身の言語能力が問われるミスでもあります。不必要に印象を下げないためにも、書き終えたら最低3回は読み直すようにしましょう。

また、ビジネスメールでは慣れない言葉遣いも多用します。尊敬語や謙譲語の正しい使い方も事前に調べておくと、より好印象を持たれるお礼メールを作成することができます。

不安な時は、家族や友人に目を通してもらって客観的なアドバイスをもらうのも有効です。

インターンのお礼メールに関する気になる疑問を解決

最後に、インターンのお礼メールに関する気になる疑問を紹介していきます。

お礼メールは誰に送れば良いですか?

お礼メールは人事担当者に送るのが一般的です

インターン業務は人事が管轄するイベントなので、人事宛にお礼のメールを送るのが適切です。

なお、大半の企業では会社全体の代表メールアドレスとは別に人事部専用アドレスを設定しています。

企業の新卒採用サイトにアクセスし、人事部専用のメールアドレスを確認してから送信するようにしましょう。

お世話になった人が複数いる場合はどうすれば良いですか?

人事担当者宛に送るお礼メールに、社員に対する感謝の気持ちを添えましょう

インターン中、実務体験やグループワーク等で様々な社員のサポートを受けたと思います。

そのような時は、「実務指導においては、〇〇様や△△様に手厚くご指導頂き感謝しております。」

という形でお相手のお名前も添えて感謝の気持ちを伝えてみて下さい。

1dayインターンでもお礼メールは必要ですか?

1dayインターンでもお礼メールを送ることをおすすめします

例え1dayの開催であっても、時間と労力を掛けて学生を受け入れてくれたことは、長期インターンと変わりありません。

むしろ「1dayインターンにもかかわらず、丁寧な対応をしてくれる学生だな」と好印象に繋がります。

インターンに参加できた感謝の気持ちを込めて、是非お礼のメールを送ってみて下さい。

メール以外の連絡方法でも大丈夫ですか?

人事担当者との距離感が近く、カジュアルな社風を持つ企業であれば大丈夫です

最近では、インターンシップの告知にSNSを活用する企業が増えているので、参加経由によってはFacebookやLINE等のツールを使って連絡を取り合っている場合もあると思います。

とはいえ、ビジネスシーンにおいては「メール」が主要ツール。そのため、メールでお礼の気持ちを伝える方がベターです。

お礼メールを送るメリットはありますか?

ビジネスメールの練習になる、企業からの印象アップに繋がる等のメリットがあります

しかし、1番のメリットは自己分析に繋がるという点です。お礼メールを送る際は、インターンから得た学びも伝えていきます。

学びを振り返る際は、インターンに参加した目的や実施内容の他、失敗・成功体験等の様々な経験を思い出していきます。

このプロセスは、ある種の自己分析となり今後の就活に活きてきます。

是非、自己理解を深める意味でもお礼メールを送ってみてください。

まとめ

最後に、インターンのお礼メールの書き方についてまとめます。

  • インタ-ンのお礼メールは実施期間を問わず送付するのがマナー。参加当日か翌日迄には送ろう。
  • インターンメールを送る際は、ビジネスマナーを意識することが重要。ビジネスシーンならでは書き方や言葉遣いに気を付ける。
  • インターンで得た学びを本文に盛り込むことで、主体性を持ってインターンに参加したことが伝わり、人事担当者の印象に残りやすくなる。

インターン参加後のお礼メールは必須とされていないものの、感謝の気持ちを伝えることは人間関係全てにおいて大切なことです。

特に、志望度が高い企業であれば、本選考で人事部の人達に再度会うことを考えると好印象を残しておくに越したことはありません。

是非今回の記事を参考に、今後の就活も見据えてお礼メールを送るようにしてみてくださいね

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